【溝通】如何與非財務專業的人員交流(1)

經常有會計感慨,為什么有些會計問題說不清楚呢?老板會問一些財務數據,虧損了為什么還繳稅?成本是怎么計算的?營改增是怎么回事?業務部門、銷售部門、采購部門也常常因為財務數據問題,詢問會計人員,怎么跟他們解釋清楚呢?視野知行社的小伙伴們也對此進行了討論。

拿數字說話

一個成績單

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管理員拋出了一個問題:“今天的主題,如何與非專業的人交流,避免在不同頻道說話,避免同一個詞因為不同理解產生的誤解。各位,貢獻你的經驗,正面的或負面的。例如講解資產負債表借貸時,可以用天平的原理舉例子來介紹,兩邊同增同減,一邊增減等等,更形象更清晰。資產負債表勾稽關系比較難懂,利潤表標注的是收入和支出,比較容易理解。資產負債表也可以通過買房子來比喻,有多少錢,貸了多少錢,買的房子是多少錢,資產、負債、固定資產三個概念就講解清楚了。”

虎哥贊同:“拿數字說話,不要空講概念;換位思考,不要屁股決定腦袋。以前我們財務部門與業務部門計算毛利率時,業務部門會按照終端零售價反推毛利,財務部門是按照成本推毛利。導致費用申請時寫的毛利率總是碰不上。后來經過內部溝通、規范術語,在內部費用申請時,毛利注明是‘財務毛利’,對外給加盟商。和非專業人士講三大報表的確有點困難,拿天平舉例子,的確是個好辦法。”

小胖也有解決的辦法:“跟老板解釋實際退稅率,講原理不如給一個固定公式,公式怎么算就可以了,說太詳細,老板都嫌棄。老板做了這么多年,跟客戶談的價格里有退稅率的,國外客戶也猴精。談價格的時候要跟客戶解釋我們的利潤構成跟實際退稅。”

大飛感慨說:“給非專業的人士講報表,講一些比率人家聽不懂。退稅率,老板就一句話,我交的錢,最終給退了,成本節約了。他認為公式的講那么多沒有用,總覺得財務稀里糊涂的。”

大寶是非財務人員,他也有同感:“我對財務方面一竅不通,發票抵扣、營改增、紅字發票不懂,什么是稅務籌劃、成本分攤、周轉率都不懂。不要給我講這些,講點大白話;比如有的發票,企業拿到后可以‘報銷’和抵扣,企業能少付稅款。還比如成本分攤,一條生產線生產多種產品,所以它的水費、電費不用一個產品攤銷,可以跟其他產品一起分擔,這個我可以聽懂。但一開口就是稅務局規定、財政部規定……后面想繼續聽對方解釋的心思都會沒有了。”

學會講故事

大飛也開始發問:“生產方面,哪些指標與財務指標相適合,而且用白話解釋比較好?從你的角度?”

大寶:“跟生產管理搭邊的應該是周轉率,你不能先生產而不考慮訂單,堆一堆庫存不能出貨,最后并沒有提升銷售額,因為貨物在倉庫躺著呢。這就體現不出你的業績,因為營業額沒有絲毫增加,而倉庫空余地方還被占用。想想,一個勁生產做庫存,公司一直花錢不收錢,這肯定不行啊。物流和業務銷售,我們平常通用語言就是:公司付多少錢,你就付多少錢。個人多付錢其實是該團隊費用增加或者是預算浪費的意思。”

大寶:“非財務部門一點都不關心數據。特別是事后的數據。因為我就是非財務人啊。如果年末為了數據吵架,只能是對方沒有辦法找借口了。平常費用確認,都是有單據有書面證據的……年末只是匯總加總啊。我就是你們說的‘愣頭青’的業務部人員。除了間接費用是需要成本會計做帳的,其它的數據都是經過其它部門確認過的,應該沒有啥好爭執的。在間接分攤分配上,就一句話‘公司規定按六四開,應該也就完事了吧’。發票上,稅務局不收,沒有辦法給公司報銷,所以我也報銷不了啊。對方實在找不到借口要質疑分攤計算方法,你還一個勁去證明……就中圈套了。好像工作這么久,學到的就是:最直接最省事做法‘公司(總經理)規定’,(誰有意見就去找老總抗議吧)。”

雙姨:“我說一個案例吧,前兩天孩子問我個問題,β系數是什么(其實我也說不上來),他一點知識都沒有怎么解釋呢,想到辯論中如晶一直用吃來詮釋論點,我就試著結合生活常識來解釋。他假期學車,教練的工資是底薪加通過率,我就用此作比方,兩位教練以往不同的通過率,與標準通過率的差異,就會有不同的工資差異。那學員跟工資低的教練學車的話,通過率就會低些,這就是風險系數,然后孩子說好象懂了,但我自己卻糊涂了。與業務人員交流的時候,我們認為很簡單問題,他們竟然不懂,還要我解釋半天。曾因增值稅的話題解釋好幾回,非財務人員還是半懂。我想,我們少說些專業語言,用他們能理解的大白話,會不會更能拉近距離呢?”

管理員:“所以會計人員要會講故事。”

紅紅:“其實都關心數據,只是口徑上有所不同。同樣的,業務認為很簡單的數據,我們卻認為很復雜,說到底財務人員要多與業務人員溝通,才能多知道單據后面的故事。”

遵守規則

大寶認為:“如果每張單據在確認時,都得到業務人員的回復和確認,秋后算賬式的質疑數據的可能性,會很低。可以發郵件,確認的簽名不能偽造。會計只是幫忙統計加總,涉及到分配分攤核算,可以解釋為公司規定幾幾開或者是按照多少比例,公司規定也是會計準則規定的嘛。”

大飛接著問:“具體一些,你一般關注哪些指標,希望財務怎么解釋給你聽?而生產部門關注哪些方面的指標,希望財務怎么解釋,才能簡單明了。生產成本中具體是哪方面的指標?”

大寶:“業務人員和銷售人員關心營業額和剩余預算,以及銷售指標。生產部門關注的是生產成本。營業額涉及到不同貿易條款,對營業額的計算會有不同。生產成本上面,就是總成本跟上期數據對比,還有與預算的數據對比吧。生產部門關注有沒有比上一期多花錢。說實話我做過這么多公司,沒有看見年末跟會計爭執數據的,頂多抱怨報銷、發票、費用分攤的不清楚,討論這個話題有一種錯覺‘財務咋都很心虛呢?’我簽字畫押的,我認可或是按規則就是這樣分配的,我為什么要去質疑你的數據?如果說我想了解這個分配是否公正,只需要知道這是財務人為制定的規則,還是公司規定的就好了,財務為啥講一通財務術語呢。最后的結論就是:這是財務人工分配的。一旦認定是財務人工分配,我就肯定會認為是不公正的。不要說什么財務部的規定,財務部不還是你的小團體么,也別說什么會計法規,會計法規是你的專業,怎么解釋不還是你說了算嗎?如果是公司規定的,那我信服。因為公司運行這么多年,別人都沒有提,不可能就只有我有問題。”

雙姨:“不是這樣的,在考核指標時,業務與財務會有不同的思維與統計方式,就會有不同的答案。如果與考核沒有關系,財務與業務就不會有沖突,比如預算、業績結算等方面計算會跟具體操作不一樣,比如你認為該項目成本應為100元,財務算下來要130元,就要扣你的工資,你肯定不服。財務與業務的角度不同,比如增值稅、有票沒票,專票還是普通發票,以及不同的比率等,都會計算出不同的成本,財務如何跟業務解釋?不同稅率的一般納稅人、小規模納稅人等,這些是財務上的術語,如何讓業務理解呢?比如傭金,業務說這是正常的,我只管付,其他的需要財務想辦法。拿出一個具體案例,我們來分析一下吧,如果我們的思維都不在一個頻道上,也不具有說服力和典型性。”

大寶:“反向思考一下,如果我提出疑問就是懷疑財務不‘公正’,這個時候我需要客觀的證據,證明財務是公正的,那怎樣才能證明財務客觀公正?那肯定是這種規則不是財務部門人為可操作的,是公司規定、系統自動計算出來的。第一:解釋需要證據,第二:解釋的時候用大白話。兩者應該都是相輔相成……如果只追求大白話,我對你的懷疑就不會‘消滅’。”

九哥:“我之前任職的公司在考核的時候,按照財務的數據設計考核,直接把稅金、發票等考慮進去的,這樣出考核數據的時候,業務的疑問就少了很多。”

討論到這里,相信文中提到的問題,是每個財務人都有過的經歷吧,是不是說到你的心里去了呢?很多財務人員習慣于整理單據、算數據,很容易與業務脫節。作為財務人員應該經常與業務、采購、銷售等其他部門的人員經常溝通,讓他們了解一些財務方面的知識,會更有利于自己的工作。小伙伴們的討論還在繼續,預知后事如何,請聽下回分解。如果你認同本文觀點或喜歡本文的風格,請推薦給你的朋友。

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